EK's persondatapolitik

Det er Erhvervsakademi Københavns (EK) politik at give alle registrerede - det være sig studerende, kursister, ansøgere, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre interesser, der kontakter EK, en god og ordentlig behandling. Vi vil derfor passe godt på de personoplysninger, vi bliver betroet og behandle dem i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Dette indbefatter, at vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt, og at vi beskytter dem mod, at de utilsigtet bliver tilintetgjort, går tabt eller forringes, kommer til uvedkommendes kundskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gældende lovgivning.

Herunder kan du læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger, hvilke rettigheder, du som registreret kan gøre brug af, fx indsigt, indsigelse, berigtigelse og sletning – og hvordan du giver samtykke og evt. trækker det tilbage igen.

I det følgende har vi beskrevet den behandling af personoplysninger, der foretages af Erhvervsakademi København ("EK", "vi", "os") sammen med de øvrige oplysninger, vi er forpligtet til proaktivt at give registrerede i henhold til Forordning (EU) 2016/679 ("Databeskyttelsesforordningen", "GDPR"), artikel 13 og 14.

Beskrivelsen er inddelt i kategorier (fx studerende eller ansatte), idet der er forskel på hvilke personoplysninger, vi behandler, og hvilken lovhjemmel, der gælder. Er du i tvivl om hvilken kategori, du falder ind under, er du velkommen til at skrive til gdpr@kea.dk / persondata@cphbusiness.dk.

Ny dataansvarlig

Fra og med oprettelsen af Erhvervsakademi København den 1. juli 2025 behandles oplysninger om dig af Erhvervsakademi København, som herefter er dataansvarlig.

Erhvervsakademi København kommer som videreførende institution for Cphbusiness og KEA til både at råde over historiske oplysninger om dig fra den oprindelige institution såvel som eventuelle oplysninger om dig efter 1. juli 2025.

Oplysningerne behandles i overensstemmelse med dansk og europæisk ret, og dine rettigheder som registreret er i øvrigt uændrede.

Fra 1. juli 2025 vil du være omfattet af persondatapolitik for Erhvervsakademi København og af dennes tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Har du spørgsmål eller bekymringer, er du meget velkommen til at kontakte os.

Kontakt

Du kan altid kontakte Erhvervsakademi København, hvis du har spørgsmål:
gdpr@kea.dk eller persondata@cphbusiness.dk

Du kan også kontakte vores DPO (Data Protection Officer):
Mail: gdpr@efif.dk
Telefon: 89 36 32 80
Adresse: Sønderhøj 28, 8260 Viby

Cookies

Du kan læse mere om, hvilke cookies vi benytter, samt hvordan du kan acceptere eller afvise cookies i vores cookiepolitik.

Læs EK's cookiepolitik

Persondatapolitikfor studerende

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af at EK’s arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EKs ordensregler. EK indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til Tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger knyttet til nyhedsbreve er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a et konkret samtykke, som du afgiver i forbindelse med tilmelding. Definitionerne af samtykke fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11.

Såfremt du uddanner dig, mens du afsoner en dom, er retsgrundlaget for behandling af oplysninger om strafbare forhold Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, forfølgelse af legitim interesse ift. at opfylde vores forpligtelser over for Kriminalforsorgen. Vi behandler oplysninger om afsoningssted og tilknyttet uddannelsesvejleder, og kun såfremt dette oplyses, og på baggrund af disse oplysninger kan det udledes, at den registrerede er under Kriminalforsorgen.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

CPR-nummer (nationalt id)
Folkeregisteroplysninger
Kontaktoplysninger, inkl. eventuelt valgt kaldenavn, hvis du har navne-eller adressebeskyttelse
Karakterer og andre eksamensregistreringer
Helbredsoplysninger i forbindelse med særlige former for sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning)
Køn
Nationalitet
Studieaktivitet, eksamenstilmeldinger, fraværsregistreringer
Praktiksted og –periode, samt arbejdsopgaver i praktikken og evt. udtalelser fra praktikstedet
Opgavebesvarelser og oplysninger om samtykke til udlån af opgavebesvarelser
Oplysninger om SU og/eller andre oplysninger om offentlige ydelser
Oplysninger om deltagelse i råds- og nævnsarbejde, herunder evt. deltagelse i talentprogram
Portrætfoto til udstedelse af studiekort
Besvarelser afgivet som led i evalueringer af og spørgeskemaer om dit studieforløb
Klagesager og afgørelser
Lån fra og anden brug af biblioteksmaterialer
Dispensations- og disciplinærsager
Præferenceprofiler i forbindelse med gruppedannelse
System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
Systemdata fra adgangskontrol
Videooptagelser / TV-overvågning
Videooptagelser / optagelse af udvalgt undervisning for studerende på onlinehold (ikke omfattet af EK’s politik for tv-overvågning)
Særligt for internationale ansøgere/studerende:
Pas
Betalingsoplysninger
Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)

Særligt for studerende, der søger om udveksling som del af deres studieforløb:

CPR-nummer
Navn og kontaktoplysninger
Indskrivningsoplysninger
Ønsket institution
Evt. organisationer, der håndterer udvekslingsforløbet

Såfremt du er tilmeldt nyhedsbreve fra EK, behandles følgende oplysninger:

Navn
De af dig oplyste kontaktoplysninger
Åbnings- og klikrate (Vi analyserer ikke disse data for den enkelte bruger, man alene på aggregeret niveau)

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Eksamenskarakterer og de oplysninger (navn og cpr-nummer), der er nødvendige ift. at gendanne eksamensbeviser eller prøvebeviser, opbevares i 30 år i henhold til bekendtgørelse om prøver i erhvervsrettede videregående uddannelser, § 55, stk. 2.

Oplysninger om individuel sagsbehandling (afgørelsessager), for eksempel klagesager eller disciplinære sanktioner, opbevares efter gældende regler om arkivering og kassation jf. bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler, ungdomsuddannelser m.fl.

Oplysninger om studieforløb bevares i EK’s studieadministrative system, ESAS, i op til 7 år.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Oplysninger om økonomiske transaktioner af enhver art med EK bliver opbevaret i 5 år i henhold til bogføringslovens § 12.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve opbevares, så længe du ikke har trukket din tilmelding tilbage. Desuden sletter vi hvert år tilmeldinger for brugere, der som i løbet af 12 måneder ikke har åbnet et nyhedsbrev.

Hvem videregives mine data til?

EK er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive personoplysninger til forskellige offentlige myndigheder.

Der videregives oplysninger om studerende til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, Statens Arkiver, Uddannelses- og Forskningsministeriet og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes personoplysninger blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.

For studerende vil navn, EK-e-mailadresse, uddannelse og hold fremgå af EK’s interne systemer til e-mail og intranet og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på EK. Studerende med navnebeskyttelse i Folkeregisteret oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres). Den enkelte studerende bliver kontaktet og bedt om at angive ønsket kaldenavn. Endvidere bruges oplysninger om de studerendes præferencer (roller) inden for et gruppearbejde i forbindelse med gruppedannelser på nogle af EK’s uddannelser.

EK udveksler personoplysninger med det jobcenter, du er tilknyttet, hvis du er ledig. Det inkluderer alle data på AR237-blanketten: Uddannelsesbaggrund, Erhvervsgruppe, ansættelsesstatus, modtagelse af ydelser, medlemskab af A-kasse, oplysninger om ledighed, timer brugt på jobrettet uddannelse og status på afgørelse om optagelse.

Når studerende initierer, at en praktikkontrakt skal videresendes til et praktiksted, videregiver vi disse oplysninger. Derudover videregives ikke oplysninger uden samtykke.

Præferenceprofiler (roller), som laves i forbindelse med gruppedannelse, vil blive delt med de øvrige deltagere på samme hold/uddannelse for at kunne sammensætte grupperne.

EK’s systemer synkroniseres med Office.com-platformen, hvilket betyder, at profildata, der indtastes af den studerende selv i Office-platformen, uanset type, vil være tilgængelige for EK’s øvrige studerende og EK’s medarbejdere.

I en række af EK’s systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google+ og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EK’s instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve videregives ikke. EK anvender altid en godkendt databehandler til nyhedsbrevet, som derfor understøtter EK i at udføre arbejdet, og som således behandler personoplysningerne under instruks fra EK.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor studerende og kursister på deltid

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

For studerende, der tager kurser udbudt som indtægtsdækket virksomhed (selvbetalte eller arbejdsgiverbetalte kurser), behandles der ligeledes almindelige personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt).

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af at EK’s arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EK’s ordensregler. EK indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til Tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger knyttet til nyhedsbreve er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a et konkret samtykke, som du afgiver i forbindelse med tilmelding. Definitionerne af samtykke fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11.

Såfremt du uddanner dig, mens du afsoner en dom, er retsgrundlaget for behandling af oplysninger om strafbare forhold Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, forfølgelse af legitim interesse ift. at opfylde vores forpligtelser over for Kriminalforsorgen. Vi behandler oplysninger om afsoningssted og tilknyttet uddannelsesvejleder, og kun såfremt dette oplyses, og på baggrund af disse oplysninger kan det udledes, at den registrerede er under Kriminalforsorgen.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

CPR-nummer (nationalt id)
Folkeregisteroplysninger
Kontaktoplysninger inkl. eventuelt valgt kaldenavn hvis du har navne-eller adressebeskyttelse
Karakterer og andre eksamensregistreringer
Helbredsoplysninger i forbindelse med særlige former for sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning)
Køn
Nationalitet
Studieaktivitet, eksamenstilmeldinger, fraværsregistreringer og -årsager
Oplysninger om SVU eller andre oplysninger om offentlige ydelser
Besvarelser afgivet som led i evalueringer af og spørgeskemaer om dit studieforløb
Klagesager og afgørelser
Lån fra og anden brug af biblioteksmaterialer
Dispensations- og disciplinærsager
Præferenceprofiler i forbindelse med gruppedannelse
System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
Systemdata fra adgangskontrol
Videooptagelser / TV-overvågning
Videooptagelser / optagelse af udvalgt undervisning for studerende på onlinehold (ikke omfattet af EK’s politik for tv-overvågning)
CV
Ansøgning til omstillingsfond

Særligt for studerende på efteruddannelse, som er ansat i en virksomhed, der betaler uddannelsen:

Arbejdsgivers kontaktoplysninger til brug for fakturering

Særligt for studerende på efteruddannelse, som er ledige:

Oplysninger om ledighed
A-kasse tilhørsforhold
Hvilket kommunalt jobcenter, du er tilknyttet

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Eksamenskarakterer og de oplysninger (navn og cpr-nummer), der er nødvendige ift. at gendanne eksamensbeviser eller prøvebeviser, opbevares i 30 år i henhold til bekendtgørelse om prøver i erhvervsrettede videregående uddannelser, § 55, stk. 2.

Oplysninger om individuel sagsbehandling (afgørelsessager), for eksempel klagesager eller disciplinære sanktioner, opbevares efter gældende regler om arkivering og kassation jf. bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler, ungdomsuddannelser m.fl.

Oplysninger om studieforløb bevares i EK’s studieadministrative system, ESAS, i op til 7 år.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Oplysninger om økonomiske transaktioner af enhver art med EK bliver opbevaret i 5 år i henhold til bogføringslovens § 12.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve opbevares, så længe du ikke har trukket din tilmelding tilbage. Desuden sletter vi hvert år tilmeldinger for brugere, som i løbet af 12 måneder ikke har åbnet et nyhedsbrev.

Hvem videregives mine data til?

EK er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive personoplysninger til forskellige offentlige myndigheder. Der videregives oplysninger om studerende til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, Statens Arkiver, Uddannelses- og Forskningsministeriet og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes personoplysninger blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.

EK kan videregive personoplysninger til underleverandører, som udfører undervisning på EKs vegne. Dette inkluderer resultatet af sagsbehandling i forbindelse med optagelse, ansøgninger og status på ansøgninger om SVU samt ansøgning til Omstillingsfonden. Derudover videregives oplysninger om studieforløb, udeblivelse fra undervisning eller eksamen, antal eksamensforsøg samt information om manglende betaling, som medfører udelukkelse fra undervisning eller eksamen.

EK udveksler personoplysninger med det jobcenter, du er tilknyttet, hvis du er ledig. Det inkluderer alle data på AR237-blanketten: Uddannelsesbaggrund, erhvervsgruppe, ansættelsesstatus, modtagelse af ydelser, medlemskab af A-kasse, oplysninger om ledighed, timer brugt på jobrettet uddannelse og status på afgørelse om optagelse.

For studerende vil navn, EK-e-mailadresse, uddannelse, og hold fremgå af EKs interne systemer til e-mail og intranet, og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på EK. Studerende med navnebeskyttelse i Folkeregistret oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres). Den enkelte studerende bliver kontaktet og bedt om at angive ønsket kaldenavn.

Præferenceprofiler (roller), som laves i forbindelse med gruppedannelse, vil blive delt med de øvrige deltagere på samme hold/uddannelse for at kunne sammensætte grupperne.

EK’s systemer synkroniseres med Office.com-platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den studerende selv i Office-platformen – uanset type – vil være tilgængelige for EKs øvrige studerende og EKs medarbejdere.

I en række af EK’s systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil og dertil knyttede oplysninger med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google+ og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EK’s instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve videregives ikke. EK anvender en godkendt databehandler til nyhedsbrevet, som derfor understøtter EK i at udføre arbejdet, og som således behandler personoplysningerne under instruks fra EK.

For kurser, der udbydes af tredjeparter, videregives oplysninger om dig som kursusdeltager til disse udbydere, ligesom vi modtager oplysninger om din deltagelse fra de pågældende udbydere.

For kurser, der afvikles for ledige, sker der udveksling af oplysninger med jobcentre og – i visse tilfælde – med Beskæftigelsesministeriet.

For studerende, der selv skal betale for uddannelsen, kan der ske videregivelse til Gældsstyrelsen.

For studerende, som ikke er statsborgere i et EU-land, sker der udveksling af oplysninger med Udlændinge- og Integrationsministeriet.

Såfremt EK modtager en henvendelse fra retshåndhævende myndigheder om udlevering af oplysninger, er vi forpligtet til at efterkomme denne.

Særligt om akademifag udbudt i samarbejde med IBA Erhvervsakademi Kolding

EK og IBA samarbejder om udbud af en række akademifag. For at dette samarbejde kan gennemføres i praksis, sker en løbende dataudveksling om de tilmeldte kursister mellem EK og IBA Kolding. Dataudvekslingen sker krypteret.

Desuden fremsender EK karakterstatistikker til IBA Kolding med det formål, at IBA Kolding kan gennemføre statistiske analyser. Der er ikke tale om data på personniveau.

For akademifaget i pension gælder særlige regler. I henhold til Bekendtgørelse om kompetencekrav og krav til godt omdømme for ansatte i forsikringsselskaber, genforsikringsselskaber og ansatte hos en forsikringsformidler og en genforsikringsformidler er der en forpligtelse til at føre et register over ansatte, der har aflagt prøve uden at bestå. Kun særligt godkendte prøveudbydere må føre et sådant register. IBA Kolding er godkendt til dette, og EK videregiver derfor oplysninger til IBA Kolding om kursister, der ikke består prøver i faget, samt antal brugte prøveforsøg.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor ansatte

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave, vi som ansættende offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) er forpligtet til i henhold til ansættelseskontrakten og den til enhver tid gældende overenskomst og anden ansættelsesretlig lovgivning. Derudover behandler vi dine personoplysninger for at kunne udføre den opgave, vi er sat til at varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

EK behandler blandt andet oplysningerne for at kunne udbetale korrekt løn og foretage den nødvendige personaleadministration, for eksempel i forbindelse med håndtering af sygefravær og disciplinære forhold.

EK behandler oplysningerne for at kunne varetage planlægning af arbejdstid samt sikre den nødvendige kompetenceudvikling.

EK behandler endvidere oplysninger om dig ifm. din tilmelding til nyhedsbreve og anden orientering.

Systemdata mv. behandles for at sikre, at EK’s IT-systemer anvendes i henhold til de til enhver tid gældende politikker og inden for gældende ret, for eksempel forvaltningslovens § 32.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og e.

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og f.

Almindelige oplysninger samt oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger kan tillige behandles efter databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2.

Billeder publiceres på EK’s hjemmeside, hvis der er givet samtykke til det eller indgået anden aftale om det, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a eller b (opfyldelse af kontrakt). Samtykke kan tilbagekaldes på ethvert tidspunkt. Tilbagekaldelse af samtykket berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen.

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at EK’s arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EK’s ordensregler.

EK indsamler i forbindelse med TV-overvågning almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til TV-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler, Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger knyttet til nyhedsbreve er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a, dvs. et konkret samtykke, som du afgiver i forbindelse med tilmelding. Definitionerne af samtykke fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

Kontaktoplysninger
Nationalitet
Oplysninger om uddannelse
Oplysninger om tidligere ansættelser og beskæftigelse, herunder ATP-udskrift.
Oplysninger fremsendt som del i ansættelsesforløb
Løn (tidligere såvel som nuværende løn/vederlag og reguleringer)
Oplysninger om fradrag og trækprocent
CPR-nummer
Bankoplysninger, hvis medarbejderen ikke har en Nemkonto
Timeregistreringer
Pensionsforhold
Disciplinærsager og ansættelsesretlige sanktioner
Kompetenceforhold (MUS-skema, lektorkvalificering, løn-samtale, oplysninger om særlige kompetencer som sprogkundskaber, certificeringer mm.)
Oplysninger om fagforeningsforhold i tilfælde af varslede arbejdskonflikter eller ved modtaget anmeldelse om valg som tillidsrepræsentant
Helbredsoplysninger i forbindelse med f.eks. barsel, langtidssygdom, eller lign.
Fravær, ferie, arbejdstid og evt. barsel og andre typer af orlov
Personalegoder
System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
Resultater af evalueringer og medarbejdersamtaler
Foto- og videooptagelser / TV-overvågning
Systemdata fra adgangskontrol
Udlæg og rejseafregninger
Navne- og dåbsattester på børn som giver ret til afholdelse af omsorgsdage eller anden orlov
Nærmeste pårørende som oplyst af dig
Logning og kontrol af din aktivitet i EK’s it-systemer

Såfremt du er tilmeldt nyhedsbreve fra EK, behandles følgende oplysninger:

Navn
De af dig oplyste kontaktoplysninger
Åbnings- og klikrate

Flere af de ovenfor nævnte oplysninger kan være indsamlet om dig som del af rekrutteringsprocessen, da du ansøgte om ansættelse på EK. Læs mere i persondatapolitikken for jobansøgere

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Oplysninger om ansatte opbevares under hele ansættelsen og indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold Forældelseslovens § 4.

Oplysninger om økonomiske forhold bevares i indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold til bogføringslovens § 12.

Videooptagelser af oplæg i forbindelse med undervisningen slettes efter 4,5 år, i henhold til EK’s Aftale om optagelse og offentliggørelse af optaget undervisning på EK.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Logning i EK’s sagsbehandlingssystemer slettes ikke.

Oplysninger om arbejdsskader vil kunne blive gemt i op til 30 år, jf. forældelseslovens kapitel 3.

Din medarbejderprofil på intranettet gøres inaktiv, når du fratræder, og efter fem år vil den blive slettet helt. Din medarbejderprofil på hjemmesiden slettes helt og med det samme, når du fratræder. Det indhold, du som led i dit arbejde på EK måtte have lagt på intranettet, bevares, og du vil stå som afsender i op til fem år efter fratrædelsen.

Hvem videregives mine data til?

EK videregiver oplysninger om medarbejdere til de danske skattemyndigheder, pensionsselskaber, og andre relevante myndigheder, fx til kommuner ved refusion i forbindelse med længerevarende sygdom.

Ved lektoranmodninger videregives oplysninger til et bedømmelsesudvalg samt til Uddannelses- og Forskningsministeriet.

For ansatte vil navn, arbejdsmail, uddannelse eller arbejdsområde, stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse, arbejdssted og evt. arbejdsmobilnummer fremgå af EK’s hjemmeside, og dermed være tilgængelige for offentligheden. Billeder offentliggøres også, hvis den ansatte har givet samtykke til dette. Ansatte kan give en begrundet anmodning om at få slettet kontaktinfo fra hjemmesiden.

EK’s systemer synkroniseres med Office.com-platformen, hvilket betyder, at profildata, der indtastes af den ansatte selv i Office-platformen – uanset type –, vil være tilgængelige for EK’s studerende og medarbejdere.

I en række af EK’s systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger, med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google+ og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EK’s instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve videregives ikke. EK anvender en godkendt databehandler til nyhedsbrevet, som derfor understøtter EK i at udføre arbejdet, og som således behandler personoplysningerne under instruks fra EK.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor alumner

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

Behandlingen af dine data i EK’s alumnenetværk sker med henblik på at lave faglige og sociale arrangementer for EK’s dimittender samt sikre at EK’s dimittender får let adgang til at kontakte hinanden.

Det er frivilligt at melde sig ind i alumnenetværket. Ved indmeldelse gør man sin LinkedIn-profil synlig over for netværkets øvrige medlemmer.

Den registrerede har til enhver tid mulighed for at melde sig ud af alumnenetværket og kan selv gøre det på LinkedIns platform.

Efter udmeldelse er den registreredes profil kun synlig for andre, hvis den registrerede selv har valgt dette.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvilket betyder, at du skal give samtykke til behandlingen.

Det opfattes som samtykke, at du melder dig ind i EK’s alumnenetværk på LinkedIn. Tilsvarende opfattes det som tilbagetrækning af samtykke, hvis du melder dig ud af alumnenetværket på LinkedIn.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af at EK’s arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EK’s ordensregler.

EK indsamler i forbindelse med TV-overvågning almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til Tv-overvågningsloven) og litra e (offentlig myndighedsudøvelse/samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler, Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger knyttet til nyhedsbreve er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a et konkret samtykke, som du afgiver i forbindelse med tilmelding. Definitionerne af samtykke fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

Data til statistisk brug i henhold til reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 5 stk. 1. litra e
Registrering af deltagelse i EK’s alumnearrangementer
Evt. foto- og videooptagelser / TV-overvågning (ved deltagelse i arrangementer på EK)

Hvis du er tilmeldt nyhedsbreve fra EK, behandles følgende oplysninger:

Navn
De af dig oplyste kontaktoplysninger
Åbnings- og klikrate

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Oplysninger om medlemskab af EK-alumne bevares, så længe dimittenden er medlem af alumnenetværket. Derefter slettes oplysningerne.

Dimittenden bestemmer selv, hvornår vedkommende indmeldes og udmeldes i alumnenetværket og dermed, hvornår registrering og sletning finder sted.

Registrering af deltagelse i EK’s alumnearrangementer slettes senest 60 dage efter deltagelse i et event. Navn og e-mail hos leverandøren af billetsystemet slettes efter 5 år i henhold til bogføringslovens § 12.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes, med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Hvem videregives mine data til?

Der videregives ikke oplysninger fra alumnenetværket, men oplysninger indtastet i LinkedIn vil være tilgængelige for de øvrige deltagere af netværket under hensyntagen til privatlivsindstillingerne i LinkedInplatformen.

Ved deltagelse i betalte eller gratis arrangementer registreres deltagelsen i et billetsystem drevet af en ekstern databehandler, som behandler dine data under instruks fra EK.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve videregives ikke. EK anvender en godkendt databehandler til nyhedsbrevet, som derfor understøtter EK i at udføre arbejdet, og som således behandler personoplysningerne under instruks fra EK.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor uddannelsessøgende

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at EKs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EKs ordensregler.

EK indsamler i forbindelse med TV-overvågning almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til TV-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

CPR-nummer (nationalt id)
Folkeregisteroplysninger
Kontaktoplysninger
Eksamensbevis(-er) eller lignende dokumentation fra adgangsgivende uddannelse
Erhvervserfaring (såfremt du oplyser om det)
Anbefalinger (såfremt du oplyser om det)
Evt. videooptagelser ved deltagelse i EK’s åbent hus-arrangementer
Evt. videooptagelser / TV-overvågning

Særligt for ansøgere, som søger genoptagelse eller genindskrivning:

Helbredsoplysninger (såfremt du oplyser om det)
Oplysninger om sociale forhold (såfremt du oplyser om det)

Særligt for internationale ansøgere/studerende:

Pas
Betalingsoplysninger (hvis relevant)
Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)

Særligt for kursister og studerende under kriminalforsorgen:

Oplysninger om afsoningssted og tilknyttet uddannelsesvejleder

Såfremt du er tilmeldt nyhedsbreve fra EK, behandles følgende oplysninger:

Navn
De af dig oplyste kontaktoplysninger
Åbnings- og klikrate

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Ansøgere, der optages på en af EK’s uddannelser, indskrives i det studieadministrative datasystem og overgår til en status som studerende ved studiestart. Se persondatapolitik for studerende og persondatapolitik for kursister og deltidsstuderende ift. sletning af data.

For ansøgere, der får afslag på optagelse, arkiveres afslaget og den nødvendige dokumentation i EK’s sagsbehandlingssystem i op til 12 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes med mindre opbevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Hvem videregives mine data til?

Som del af behandlingen af ansøgere til uddannelser, anvender EK systemer stillet til rådighed af bl.a. Uddannelses- og Forskningsministeriet, som er øverste myndighed på området, og som lovgiver om ansøgnings- og optagelsesprocessen. Som led i dette arbejde, kan der derfor ske dataudveksling som led i optagelsesprocessens trin. Desuden sker der indberetning til Danmarks Statistik, hvilket er et myndighedskrav. Der videregives derudover ikke personoplysninger om ansøgere til EK’s uddannelser. I det omfang der laves statistik om ansøgertal, optagstal mv., er denne statistik anonymiseret.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EKs instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Ved deltagelse i kurser, der udbydes af tredjeparter, videregives oplysninger om dig som kursusdeltager til disse udbydere, ligesom vi modtager oplysninger om din deltagelse fra de pågældende udbydere.

Ved kurser, der afvikles for ledige, sker der udveksling af oplysninger med kommunale myndigheder (jobcentre) og i visse tilfælde med Beskæftigelsesministeriet.

For studerende, der selv skal betale for uddannelsen, kan der ske videregivelse til Gældsstyrelsen.

For studerende, som ikke er statsborgere i et EU-land, sker der udveksling af oplysninger med Udlændinge- og Integrationsministeriet.

Særligt om akademifag udbudt i samarbejde med IBA Erhvervsakademi Kolding

EK og IBA samarbejder om udbud af en række akademifag. For at dette samarbejde kan gennemføres i praksis, sker en løbende dataudveksling om de tilmeldte kursister mellem EK og IBA Kolding. Dataudvekslingen sker krypteret.

Desuden fremsender EK karakterstatistikker til IBA Kolding med det formål, at IBA Kolding kan gennemføre statistiske analyser. Der er ikke tale om data på personniveau.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor jobansøgere

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

EK behandler dine oplysninger, så vi kan vurdere ansøgningen i forhold til den stilling, der er søgt. Vi behandler endvidere dine oplysninger for at kunne interviewe dig til en eventuel jobsamtale, samt gennemføre en evt. personlighedstest.

Før du eventuelt tilbydes ansættelse, vil EK normalt indhente referencer fra dine tidligere ansættelser baseret på dit mundtlige eller skriftlige samtykke.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles kun, hvis du selv oplyser om dem, eller hvis varetagelsen af stillingen undtagelsesvis stiller særlige krav til indhentelse af helbredsmæssige forhold med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, det vil sige hvis der gives udtrykkeligt samtykke til det.

Hvis straffeattest indhentes som led i ansættelsesprocessen, sker dette efter indhentelse af dit udtrykkelige samtykke i henhold til databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Samtykke til behandlingen af persondata kan tilbagekaldes på ethvert tidspunkt. Tilbagekaldelse af samtykket berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen er sket.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at EK’s arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EK’s ordensregler.

EK indsamler i forbindelse med TV-overvågning almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til TV-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

Navn, adresse, kontaktoplysninger og CV
Ansøgning
Eksamensbevis/karakterudskrift
Oplysninger om særlige kompetencer (eksempelvis sprogkundskaber, certificeringer og lignende)
Anbefalinger / referencepersoner
Evt. personlighedstest gennemført som del af rekrutteringsforløbet
Videooptagelser / TV-overvågning

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Oplysninger om ansøgere slettes senest 12 måneder efter afslutningen af ansættelsesproceduren.

Ansøgere, der ansættes, overgår til status som ansat. Se persondatapolitik for ansatte om sletning af data.

Videooptagelser fra EK’s lokationer opbevares i op til 30 dage, hvorefter de slettes, med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Hvem videregives mine data til?

Der videregives oplysninger om ansøgere til EK’s stillingsopslag, hvis ansøgeren skal medvirke i en personlighedstest varetaget af ekstern testvirksomhed eller en samarbejdspartner, fx et rekrutteringsbureau.

Der kan ske videregivelse til kommunale myndigheder, som fx et jobcenter, hvis et sådant er involveret i ansættelsen.

Der kan endvidere (med ansøgers samtykke) blive videregivet oplysninger i forbindelse med indhentning af referencer fra de reference-personer, som måtte være angivet i ansøgning eller CV, eller som er oplyst under ansættelsesprocessen.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EK’s instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor eksterne parter

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser.

Formålet med behandlingen af dine oplysninger som ekstern part afhænger af, hvad formålet med din kontakt med EK vedrører og er fx afhængigt af, om der er tale om besøg på vores hjemmeside eller kontakt ifm. en ydelse, du modtager fra EK, fx et nyhedsbrev eller deltagelse i en konference hos EK.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

EK foretager TV-overvågning af EK’s lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at EKs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med EK’s ordensregler.

EK indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.

Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til Tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til Politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.

Du kan anmode om at få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Indsamlede personoplysninger

EK indsamler disse personoplysninger om dig:

Navn, titel og kontaktinfo
CPR-nummer (hvis der udbetales honorar)
CVR-nummer (kun personoplysning for enkeltpersonsvirksomheder)
Den virksomhed du måtte repræsentere
Evt. optagelse af oplæg i forbindelse med undervisningen
System og applikationsdata, herunder logning af brug af EK’s netværk
Systemdata fra adgangskontrol
Videooptagelser / TV-overvågning

Særligt for praktikvirksomheder:

Oplysninger om praktikvejleder i virksomheden og evt. praktikansvarlig, herunder navn, stilling/titel.
Oplysninger om praktikant- og praktikforløb.

Såfremt du er tilmeldt nyhedsbreve fra EK, behandles følgende oplysninger:

Navn
De af dig oplyste kontaktoplysninger
Åbnings- og klikrate

Hvis du deltager i en konference eller et åbent arrangement hos EK, indsamler vi følgende oplysninger om dig:

Navn og kontaktoplysninger
Oplysninger om hvilket arrangement du deltager i
Hvis der er tale om et arrangement med betaling: Dine betalingsoplysninger
Hvis arrangementet streames: Oplysninger om dig i form af lyd- og billedoptagelser

Såfremt du er leverandør til EK, behandler vi:

Navn, titel og kontaktoplysninger
Den virksomhed du repræsenterer
Vores korrespondance med dig og vores handelshistorik

Hvis du skal have udbetalt et honorar:

CPR-nummer eller
CVR-nummer (personoplysning for enkeltpersonsvirksomheder)

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Oplysninger om honorar til eksterne leverandører, opbevares i 5 år i henhold til bogføringslovens § 12, hvorefter de slettes.

For ansatte i praktikvirksomheder, slettes personoplysninger, såfremt EK konstaterer, at den pågældende praktikvejleder eller praktikansvarlige ikke længere er ansat i praktikvirksomheden.

Videooptagelser af oplæg i forbindelse med undervisningen slettes efter 4,5 år.

Videooptagelser fra EKs lokationer opbevares i højst 30 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.

Hvem videregives mine data til?

Oplysninger om eksterne, herunder leverandører, videregives som hovedregel ikke. Der kan dog ske videregivelse som følge af forskellige myndighedskrav såsom anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Data overlades i visse tilfælde til EK’s databehandlere, som behandler data efter EK’s instruks. EK’s databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.

Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbreve videregives ikke. EK anvender en godkendt databehandler til nyhedsbrevet, som derfor understøtter EK i at udføre arbejdet, og som således behandler personoplysningerne under instruks fra EK.

Hvad er mine rettigheder som registreret?

Du har følgende rettigheder som registreret:

Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede
Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at EK kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at EK kan verificere din identitet.

Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til gdpr@ek.dk. EK har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen dog forlænges med op til 2 måneder af EK, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

EK kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den af EK vurderes at være åbenbart grundløs (fx hvis den registrerede ingen relation har til EK) eller opkræve et gebyr, hvis en anmodning vurderes at være overdreven.

EK’s vurdering kan indbringes for Datatilsynet, se afsnittet Hvem kan jeg klage til?

Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?

Hvis du har spørgsmål vedrørende EK’s persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles persondata, kan du kontakte EK via e-mail: gdpr@ek.dk

EK har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). EK’s DPO rådgiver EK om lovgivning og regler for databeskyttelse. EK’s DPO kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvem kan jeg klage til?

Hvis du mener, at EK’s behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@ek.dk. EK vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at EK ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Persondatapolitikfor dataindsamling til forskning, udvikling og statistik

Dataansvarlig

Formål og retsgrundlag for EK’s behandling af dine data

EK varetager som en del af sin opgave i henhold til Lov om Erhvervsakademier for videregående uddannelser praksisnære og anvendelsesorienterede forsknings- og udviklingsaktiviteter. I denne forbindelse vil EK ofte komme i berøring med forskellige typer af personoplysninger. Typen af oplysninger vil afhænge af karakteren af de forskellige forskningsprojekter.

Meget ofte består dataindsamlingen i interviews og spørgeskemaundersøgelser, hvorved de registrerede direkte kontaktes og dermed kan tage stilling til deres medvirken. Vi vil i en sådan sammenhæng oplyse om formålet med behandlingen, og om hvordan den registreredes oplysninger indgår og hvor længe.

Der er også enkelte eksempler, hvor EK behandler data om registrerede uden at tage direkte kontakt til de pågældende personer. Det vil som hovedregel være projekter, hvor der foretages udtræk af data fra forskellige kildesystemer. Disse data vil efterfølgende blive anonymiseret eller pseudonymiseret forud for yderligere behandling. I sådanne projekter er det ikke muligt at identificere den enkelte registrerede.

Retsgrundlaget for behandlingen af data, hvor de registrerede træffer afgørelse om deres medvirken i form af interviews eller spørgeskemaer, er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a, et konkret samtykke, som du afgiver i forbindelse med din medvirken eller deltagelse i forsknings- og udviklingsaktiviteten. Definitionerne af samtykke fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11.

Som led i kvalitetssikringen af EK’s uddannelser arbejdes datadrevet med statistik og anden ledelsesinformation om særligt uddannelser, forstået som statistiske analyser af oplysninger om studerende og ansøgere. Der er eksempelvis tale om analyser af opnåede karakterer over tid, udviklingen i fastholdelse/frafald på uddannelserne, og udviklingen i antallet og typer af henvendelser. Analyserne indgår i EK’s kvalitetssikringsarbejde. Der analyseres ikke på personniveau.

I arbejdet med databaseret ledelsesinformation samt med de projekter, hvor personoplysningerne indgår anonymiseret eller pseudonymiseret, er retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 89, da der er tale om behandling med henblik på videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning og hvor behandlingen er nødvendig af hensyn til forskningen.

Indsamlede personoplysninger

Udover den ovenfor beskrevne dataindsamling direkte hos den registrerede (i form af fx interviews og spørgeskemaer), indsamles udelukkende personoplysninger, der i forvejen er tilgængelige i kildesystemer (fx det studieadministrative datasystem, esas) uden dit samtykke.

Personoplysningerne indsamlet uden samtykke behandles i anonymiseret eller pseudonymiseret form.

Hvor længe opbevarer EK mine personoplysninger?

Hvem videregives mine data til?

De registreredes oplysninger indsamlet i forbindelse med projekterne videregives ikke. Alt efter aktivitetens karakter vil afrapportering om forsknings- og udviklingsprojekter resultere i videnproduktion og kommunikation herom, og for nogle typer af projekter, vil der, efter klar aftale med de registrerede, blive formidlet forskningsresultater, hvoraf det er muligt at udlede, at en konkret registreret har medvirket i projektet. Dette sker kun i tilfælde hvor der foreligger en tydelig aftale med den enkelte registrerede herom.

For forskningsprojekter, hvor der indgår anonymiserede eller psedonymiserede personoplysninger, videregives oplysningerne ikke i personhenførbar form. De videregives alene, hvis overhovedet, i samlet form.

Erhvervsakademi Københavnsbrug af sociale medier

Det er muligt at følge EK på en række sociale medier, som EK anvender til markedsføring. Det er som bruger muligt at interagere med EK’s profil og med andre brugere på EK’s væg og opslag.

Interagerer du som bruger med EK på sociale medier, skal du være opmærksom på, at du afgiver personoplysninger om dig selv, både i form af oplysninger, der er synlige i mediet, og i form af cookies. EK får i et vist omfang adgang til disse personoplysninger. Da der oftest er tale om fælles dataansvar med de sociale medier, opfordrer EK til, at du begrænser din deling af personoplysninger til et minimum og kontakter EK på anden vis, hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere information. EK besvarer altså henvendelser på sociale medier, men henviser alle brugerhenvendelser, der har karakter af sagsbehandling, til EK’s løsninger for kontaktmail og digital post.

EK’s konkrete indsamling af personoplysninger vil afhænge af, hvad du har registreret om dig selv i din profil på de sociale medier, du anvender. Typisk vil det være navn, portrætfoto, IP-adresse og dine evt. tekstindlæg på mediet. Hvis du på mediet har afgivet yderligere oplysninger, som fx arbejdsplads, nationalitet, uddannelsesbaggrund, jobtitel og lignende, vil disse også blive delt med EK.

Overførsel af oplysningertil databehandlere og databehandlere i tredjelande

Ud over videregivelse af personoplysninger, som beskrevet under de enkelte kategorier af registrerede, overlader EK i visse tilfælde dine personoplysninger til databehandlere, der leverer IT- eller andre tjenesteydelser til os.

Som databehandlere må disse virksomheder – medmindre de ved lov er pålagt at foretage behandling af oplysninger – kun behandle oplysningerne i overensstemmelse med den instruks, vi giver dem, og de må således ikke bruge oplysningerne til egne formål.

Nogle af disse databehandlere er beliggende i lande uden for EU/EØS eller benytter sig af underdatabehandlere, der er beliggende uden for EU/EØS, herunder i lande, der ikke sikrer samme beskyttelsesniveau for personoplysninger, som der findes inden for EU/EØS. Vi overlader kun personoplysninger til disse databehandlere, hvis de er underlagt Binding Corporate Rules/bindende virksomhedsregler eller der er etableret et andet tilsvarende overførselsgrundlag – oftest EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC).

Hvor overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC), kan du rekvirere en kopi af disse kontrakter ved at kontakte os på gdpr@ek.dk

Opdateret d. 1. juli 2025