Datamatikerstuderende satte AI til at arbejde for gods på Lolland

Engestofte gods ligger i et smukt landskab af sø og skov. Her er plads og idyl til overflod. Kort sagt: de ideelle omgivelser til bryllupper, julemarked og virksomhedsarrangementer.

Sådanne arrangementer starter ofte med en forespørgende mail. Og så eksploderer det.

For eventmanager Johan Borup Jensen og Eventchef Lise Egeskov, der sammen med sin søster driver Engestofte gods, er arrangementer lig med en meget lang række af manuelle opgaver på tværs af systemer, dokumenter og huskelister.

Deres store ønske til de studerende på Datamatiker-uddannelsen var derfor hjælp til at få så meget som muligt automatiseret, gjort enklere og at undgå menneskelige fejl.

Ét system i stedet for mange

I dag ligger et bryllup flere steder på én gang. Forespørgslen kommer på mail, aftalen og fakturaen ligger i regnskabsprogrammet, og opgaverne til personalet står på en Trello-tavle. Når noget ændres, skal Johan selv huske at rette det alle de rigtige steder.

Daniel og Morten, som er en del af det hold af studerende, der har arbejdet på opgaven med Engestofte Gods, har valgt at bygge et administrationssystem, som samler alt på ét sted.

Systemet giver blandt andet overblik over forespørgsler, ledige datoer og opfølgning på potentielle kunder. Samtidig kan medarbejderne holde styr på, hvem der mangler svar, og hvilke opgaver der skal følges op på. Økonomidelen opdateres automatisk, hver gang der laves ændringer. Men også statistik på alle henvendelser og arrangementer.

Intuitive løsninger

Derudover har de udviklet en løsning, hvor brudepar selv kan registrere gæster, allergier og bordplaner via en personlig side.

Bordplanen er tegnet efter det pågældende lokale på godset, de har valgt, og med indbygget ’lås’, så man fx ikke kan placere et bord foran en nødudgang eller for tæt på scenen. Men også, at moster Erna er gangbesværet og skal sidde tæt på toiletterne, og hvem der IKKE må sidde ved samme bord, fordi de er uvenner. Samtidig kan køkkenet få en oversigt over allergier ved hvert bord.

Den idé kom ikke fra godset selv.

”Vi foreslog den, fordi bordplaner ofte bliver ændret mange gange op til et bryllup, og fordi det i dag ofte er Engestofte, der sidder med det arbejde,” siger Daniel og Morten.

Selvom de har bygget et system, der samler alt og automatiserer og forenkler en rigtig stor del af processerne, så kan kunderne stadig sende en forespørgsel via hjemmesiden eller ringe eller skrive direkte til Johan.

”Den personlige kontakt er en stor del af, hvorfor folk vælger Engestofte, og den skal stadig hele tiden være en mulighed,” siger Daniel og Morten.

AI har været med hele vejen

Daniel og Morten har brugt AI til udviklingen af systemet i form af flere forskellige AI-værktøjer og sprogmodeller for at undersøge, hvilke styrker de forskellige systemer har.

”Vi ville gerne finde ud af, hvordan de forskellige udbydere og deres modeller klarer sig ved siden af hinanden, når de får de samme slags opgaver i det samme projekt. Det viste sig, at der er stor forskel på, hvad de er gode til. Nogle er stærke til at planlægge og gennemskue en større opgave, andre er hurtigere til de små, afgrænsede ting, og de laver forskellige slags fejl. Det har gjort os meget bedre til at vælge det rigtige værktøj til den enkelte opgave.”

Undervejs udviklede de en arbejdsform, hvor flere AI-agenter arbejdede parallelt på forskellige opgaver.

”Hver opgave skal beskrives så præcist, at den kan løses uden at kende resten af projektet, og alle skal følge de samme regler, så delene passer sammen bagefter. Vi har skrevet godt 300 af den slags opgavebeskrivelser,” fortæller de.

Det har gjort det muligt for de to studerende at udvikle og bygge en hjemmeside, et administrationssystem, en side til brudeparret og alt det, der kører bag dem på kun to uger. Det ville normalt kræve et større hold i et halvt år. 

Mere end hurtig kode

AI kan skrive kode meget hurtigt, men den kan ikke vurdere, om løsningen faktisk løser kundens problem eller ej, understreger Morten og Daniel.

”Den kan ikke afgøre, om det er det rigtige, der bliver bygget, eller om koden holder. Den vurdering skal vi selv kunne lave, og det er det, vi har lært på studiet.”

For de studerende har projektet cementeret, hvad datamatikeruddannelsen giver dem af kompetencer i praksis.

”Næsten alt fra uddannelsen har været i spil, og en stor del af det har ikke handlet om kode. Vi skulle forstå virksomheden, gennemføre interviews, omsætte Johans arbejdsdag til noget, der kan bygges, udvikle databaser og sørge for, at hjemmesiden bliver fundet på Google.”

Deres arbejdet med Engestofte God er ikke slut endnu. Julemarkedet skal også være en del af systemet, og en stor del af de 1.000 mails frem og tilbage hvert år med stadeholderne skal automatiseres.

”Til trods for, at vi kun er halvvejs i processen, har den største oplevelse for os været at opleve godset og få feedback fra Johan og dermed en ’rigtig kunde’, til forskel fra underviserne, der normalvis giver tilbagemelding på vores opgaver.”

Ai kan ikke stå alene

På Erhvervsakademi København ser lektor Jon Bertelsen projektet som et eksempel på, hvordan AI er en del af undervisningen, hvilket er en af de ting, der gør de studerende til attraktive medarbejdere.

”Jeg er pavestolt af de studerende. De leverede langt mere, end jeg havde drømt om, og de viste innovative løsninger på udfordringer, som ingen havde nævnt på forhånd,” siger Jon Bertelsen og peger blandt andet på automatisk oversættelse af tekster på godsets website, automatisk søgemaskine optimering, løbende statisk og nøgletal på udført arbejde og nye idéer til håndtering af julemarkedets mange stadeholdere.

”AI-værktøjerne betyder, at de studerende kan nå løsninger, som tidligere ville have taget måneder at udvikle. På to uger nåede nogle af dem, hvad der tidligere ville have taget et halvt år.”

Men ai-teknologien kan ikke stå alene.

”Det er vigtigt at understrege, at de studerende allerede er dygtige systemudviklere. De har ikke ’bare’ vibe-codet nogle hobby-løsninger, som skal bruges som protyper eller til at prale med på LinkedIn. De har faktisk arbejdet omhyggeligt med arkitekturen, kvalitetssikring og løbende dokumentation, så deres produkter har en høj kvalitet og faktisk kan sættes i drift,” siger Jon Bertelsen og fortæller, at det derfor heller ikke er tilfældigt, at han har valgt at arbejde med AI i en kundecentreret kontekst.

”Det er for at synliggøre, at AI kun hjælper, hvis man forstår en kundes behov. Samtidig er det selvfølgelig inspirerende at opdage, at man allerede som studerende kan gøre en stor forskel for en virksomhed - og at virkeligheden ikke er så poleret som en skoleopgave.”

Stor håndsrækning til en lille virksomhed

Hos Engestofte Gods er Johan Borup Jensen imponeret over, hvor hurtigt de studerende har sat sig ind i virksomhedens hverdag.

”Jeg er dybt imponeret over de foreløbige løsninger og hvor teknisk dygtige, de er. Det er utroligt, hvad de har fået op at stå på få uger, og hvor godt de har forstået vores udfordringer og behov.”

For en mindre virksomhed som Engestofte Gods har samarbejdet en ”kæmpe betydning” lyder det fra Johan Borup Jensen.

”Vi har hverken tid eller råd til selv at udvikle nye systemer eller AI-løsninger. Derfor er det en gylden mulighed at få hjælp til det, samtidig med at vi lærer mere om, hvad AI faktisk kan bruges til.”

Og hvis løsningerne bliver færdigudviklet?

”Så kommer vi helt sikkert til at bruge dem,” siger Johan Borup Jensen.